Flüge verrechnen -
eine einfache Aufgabe!

imac-and-ipad-invoice.png

Digitale Verrechnung,
WENIG AUFWAND

Die Abrechnung von Flügen kann zu einer großen Aufgabe werden. Zeitberechnungen, pilotspezifische Gutschriften, individuelle Flugzeuggebühren, Treibstoffrückerstattungen und mehr können zu Komplexität führen. Das Verrechnungsmodul kombiniert all diese Funktionen einwandfrei und unterstützt Sie bei Ihren Verrechnungssaktivitäten!

Elektronische Rechnungen auf Basis der Logbucheinträge erstellen oder manuelle Rechnungen mit eigenen Rechnungsposten
Freigabeprozesse verhindertn versehentliches Versenden
Piloten erhalten digitale Rechnung als PDF per Mail und in der Applikation unter "Meine Rechnungen"
Automatische Berücksichtigung von Guthaben, Treibstofferstattung und pilotenspezifischen Flugzeuggebühren
Verarbeiten von Kosten und individuellen Kosten- oder Guthabenposten ermöglicht Flexibilität
Export von Rechnungs- und Zahlungslaufdaten zur weiteren Tabellenkalkulation

Verrechnung auf Basis
VON LOGBUCHDATEN

Die Basis für die Verrechnung sind die digitalen Logbuchdaten, welche die Flüge der Piloten repräsentieren. Jeder Eintrag stellt dabei einen Rechnungsposten für die Verarbeitung dar.
Piloten tragen die Fluginformation, inklusive Treibstoffbelege und sonstige Kosten im digitalen Logbuch ein
Piloten können Treibstoffbelege direkt zu dem Flug über ihr Smartphone oder Tablet hochladen, was die Koordination von Rückerstattungen erleichtert
Die Verrechnung kann in Echtzeit erfolgen, sobald Flugdaten verfügbar sind. Logbuchdaten werden berücksichtigt, bis der Flug abgerechnetist.
Manuelle Rechnungen können für nicht-flugbezogene Kosten erstellt werden, z.B. jährliche Vereinszahlungen oder allgemeine Gebühren für Piloten 
ipad_invoicing_module.png

Der Verrechnungsprozess

Nur wenige Schritte sind notwendig, um den Verrechnungsprozess in apron:pilot zu starten!

Flüge auswählen

Auf Basis verschiedener Kriterien werden Flüge für die Verrechnung vorgefiltert. Es können alle Flüge oder nur bestimmte Flüge sein. Sie bestimmen!

Zahlungslauf & Rechnungen erstellen

Basierend auf der Flugauswahl legt das System automatisch eine Rechnung pro Pilot mit den zu verrechnenden Flügen an.

Freigeben & Abwickeln

Jede Rechnung kann geprüft, adaptiert und erweitert werden. Nach der Freigabe durch den Administrator wird die Rechnung für das automatische Verarbeiten vorgemerkt. Das wars!

Elektronische Rechnungen
ALS PDF

The elektronische Rechnung wird automatisch zu einem PDF umgewandelt. Eine Vorschau ist jederzeit im Prozess möglich, um Fehler zu korrigieren und Überraschungen zu vermeiden.

Das PDF wird verpackt und als Anhang in einer Mail an den Piloten versendet (Der Versand kann verhindert werden, wenn notwendig).

Piloten können die elektronische Rechnung auch über "Meine Finanzen" in der Applikation direkt abrufen und diese als "bezahlt" markieren, um eine zwei-Wege Kommunikation zu ermöglichen - beides ist konfigurierbar und kann eingeschränkt werden.

Anpassungsoptionen beinhalten: zwei freidefinierbare Spalten in der PDF Fußzeile, individueller Einleitungs- und Schlusstext (z.B. für Bankinformationen) und individuelle  (pro Rechnung) Kommentare (angehängt zum PDF)
Image
Rechnungs-Guthaben Verwaltung für Piloten (z.B. Einmalzahlungen, Vorauszahlungen etc.)
Individuelle Flugzeuggebühren, wenn Guthaben einbezahlt wird (z.B. Kauf einer bestimmten Anzahl an Flugstunden mit niedrigerem Minutenpreis)
Negative Rechnungsbeträge führen automatisch zu Guthaben für die nächste Rechnung, die automatisch berücksichtigt werden.
Individuelle Flugzeuggebühren pro Piloten möglich, z.B. mehrere Fliegerclubs, die  Flugzeuge zu unterschiedlichen Konditionen verwenden

Guthaben &
Fugzeuggebühren

Individuelle Guthaben für Piloten können erstellt und zugeordnet werden. Diese Guthaben werden bei den Verrechnungen berücksichtigt.

Weiters können individuelle Flugzeuggebühren durch Guthabenzahlungen eingetragen und verwendet werden.

Unterschiedliche Flugzeuggebühren für Piloten können eingetragen werden, wenn notwendig.

Eigene Rechnungs-positionen*

Jede Rechnung kann manuell bearbeitet werden. Eigene Rechnungspositionen - Kosten oder Guthaben - können eingetragen werden. Wenn Piloten das Flugzeug nicht gereinigt haben, führt es zu Zusatzkosten. Wenn sie es besonders genau gereinigt haben, vielleicht ein Guthaben?

Manuelle Rechungen ermöglichen über diese Rechnungsposten auch Rechnungen ohne zugehörige Flüge zu erstellen: beispielsweise die jährliche Mitgliedsgebühr oder sonstige Charter-bezogene Gebühren.

Es ist einfach & liegt an dir!

* nur verfügbar im Advanced oder Business Abo!

Image
Image

Export Funktionalität*

Nach dem Erstellen der Rechungs- und Zahlungslaufdaten kann es notwendig sein, die Daten zu exportieren - zum Beispiel zur weiteren Verarbeitung in anderer Software oder internem Buchhaltungssystem.

Das Verrechnungsmodul enthält Exportfunktionen, die den Export der Daten in eine Tabelle für weitere Manipulation oder Statistiken ermöglicht.

* nur verfügbar im Advanced oder Business Abo!

Tabellenexport

Export in Tabellen-Datei (.xlsx) der Rechnungsdaten, Zahlungslaufdaten und Guthabeninformationen

Sammel-PDF Download

Der Sammel-PDF Download ermöglicht den Download jedes PDFs automatisch kombiniert in eine einzige Datei für Druck oder Archivierung.
Definition von flugzeug- und / oder pilotspezifischen Gebühren, berechnet auf der Grundlage von Flugzeit- oder Zählern (z.B. Total Time in Service, Hobbs)
Vier Optionen für die Rückerstattung von Treibstoff (Nichts erstatten, den vollen Betrag, bis zu einem festgelegten Höchstbetrag oder einen festen Preis pro Einheit)
Die Anpassung der PDF-Rechnung umfasst zwei benutzerdefinierte Spalten in der Fusszeile,  benutzerdefinierten Einleitungs- und Schlusstext inkl. Platzhaltern (z.B. Rechnungsnummer, Fälligkeitsdatum & weitere) und einem benutzerdefinierten Logo & Texte
Die Rechnungserstellung erfolgt ohne oder mit Ausweisen der Steuer als steuerliche Rechnung (Steuerliche Rechnungen nur im Business Abo verfügbar)
Anpassen des Rechnungsnummern-Formates mit vordefinierten Platzhaltern wie Monat, Tag, Empfängername und weitere (nur für Business-Abo)

Konfiguration & Anpassungsoptionen

Jeder Fliegerclub, Flugzeugbesitzer oder jede Flugschule hat eigene Kriterien, um Rechnungen zu erstellen. Das Rechnungsmodul bietet eine standardisierte Art der Rechnungsbearbeitung mit der Möglichkeit, verschiedene Optionen zu konfigurieren.

Ziel ist es, die Rechnungsstellung so einfach und schnell wie möglich zu gestalten, ohne dass stundenlange Konfigurations- und Einrichtungsarbeiten erforderlich sind.

Abo Pakete

Während die Basisversion von apron:pilot kostenlos bleibt, ist das Verrechnungsmodul eine kostenpflichtige Erweiterung zur Applikation, verfügbar in drei Paketen
Basic
€ 5
  • 10 Rechnungen/Monat inkludiert
  • € 0,60 / zusätzliche Rechnung
  • PDF Rechnunge erstellen & Versenden
  • Piloten-spezifische Flugzeuggebühren
  • Guthabenverwaltung
  • Treibstoff-Kostenerstattung
Business
€ 12 mtl. / € 129 jährl.
  • Unlimitierte Anzahl an Rechnungen/Monat
  • Keine extra Gebühren
  • PDF Rechnunge erstellen & Versenden
  • Piloten-spezifische Flugzeuggebühren
  • Guthabenverwaltung
  • Treibstoff-Kostenerstattung
  • Benutzerdef. Erstattungen
  • Benutzerdef. Kosten
  • Exportfunktionalität (XLS, PDF)
  • Manuelle Rechnungen, ohne Flüge
  • Separate Rechnungsadresse für Piloten
  • Zusätzlicher Zähler zur Verrechnung
  • + Konfigurierbares Rechnungsnummern-Format
  • + Erhöhen/Verringern des Rechnungszählers
  • + Steuerliche Rechnungen

Die Abonnementdauer beträgt 1 Monat / 1 Jahr, eine Kündigung ist jederzeit möglich, es gilt eine Nachfrist, keine Rückerstattung nicht verwendeter Zeit.
Zahlbar mittels gängiger Kreditkarte oder SEPA 

Abo Pakete & Details

Hier finden Sie Details und Unterschiede zwischen den drei Paketen.

BASIC

ADVANCED

BUSINESS

Monatliches Abo, Preis
€ 5
€ 9
€ 12
Jährlich Abo, Preis
-
-
€ 129
Inkludierte Rechnungen
Wenn die Anzahl der im Paket inkludierten versendeten Rechnungen erreicht ist, werden zusätzliche Rechnungen separat nachverrechnet (außer im Business-Paket)
10
25
n/a
Zusätzliche Gebühren
Zusätzlich pro versendeter Rechnung verrechnet, wenn außerhalb der im Paket inkludierten Mengen.
€ 0,60
€ 0,50
n/a
Erstellen & Versenden der PDF Rechnung
Nach der Bearbeitung und Freigabe wird die elektronisch Rechnung in eine PDF Datei umgewandelt. Das PDF wird per E-Mail an die Piloten versendet und ist unter "Meine Finanzen" abrufbar.
Piloten-spezifische Flugzeuggebühren
Für Piloten sind Flugzeug-spezifische Gebühren konfigurierbar, auch auf Basis von Einzahlungen. Verrechnung auch über Zähler möglich (z.B. Hobbs).
Benutzerspezifische Guthaben
Für jeden Piloten kann ein Guthaben angelegt werden, das der Pilot einbezahlt hat. Auch falls Rechnungen in einem Guthaben resultieren, wird dies im Hintergrund gespeichert und dem Piloten angezeigt.
Benutzerspezifische Erstattungen
Piloten können auch sonstige Belege für sonstige Kosten, z.B. Kauf von Öl oder TKS Flüssigkeit, eintragen, um diese in der Rechnung zu berücksichtigen.
-
Treibstoff Erstattung pro Flug
Extern bezahlte Betankungen können über Hochladen des Belegs einfach in der Rechnung berücksichtigt werden.
Benutzerspezifische Rechnungsposten
Ermöglicht das Hinzufügen von benutzerspezifischen Rechnungsposten (Guthaben oder Kosten), z.B. Gebühren für die Flugzeugreinigung.
-
Manuelle Rechnungen
Erstellen von Rechnungen ohne zugehörigen Flügen und nur mittels benutzerdefinierten Rechnungsposten
-
Separate Rechnungsadressen
Es können separate Rechnungsadressen für Piloten definiert werden, die dann statt der privaten Adresse verwendet werden.
-
Exportfunktionalität
Ermöglicht das Exportieren von Rechnungs- und Zahlungslaufdaten, als auch von Sammel-PDF für die weitere Verwendung.
-
Zusätzlicher Zähler für Verrechnung
Wenn für ein Flugzeug in Verwendung, kann der zusätzliche Zähler auch für die Verrechnung verwendet werden
-
Konfigurierbares Rechnungsnummern-Format
Wenn notwendig, kann ein eigenes Format für Rechnungsnummern anhand von einigen Platzhaltern und Datenwerten konfiguriert werden (z.B. Freitext, Monatszahl, Empfängername und weitere)
-
-
Erhöhen / Verringern des fortlaufenden Rechnungszählers
Wenn Rechnungen auch außerhalb von apron:pilot verarbeitet werden, kann es notwendig sein die fortlaufende Rechnungsnummer auch an das externe System anzugleichen
-
-
Steuerliche Rechnungen
Für die Erstellung von steuerlichen Rechnung wird dieses Feature benötigt. Damit wird das Hinterlegen von Steuerwerten möglich und die Rechnung unterscheidet zwischen Netto- und Bruttobeträgen.
-
-

Klingt gut?

Starten Sie die 30-Tage Probefrist heute!

Das Abonnement kann direkt in apron:pilot abgeschlossen werden, Registrieren, Anmelden &
in der Kontoansicht das Abo abschließen!

Wir benutzen Cookies
Wir verwenden Cookies auf unserer Website. Einige von ihnen sind für den Betrieb der Website von wesentlicher Bedeutung, während andere uns dabei helfen, diese Website und die Benutzererfahrung zu verbessern (Tracking-Cookies). Sie können selbst entscheiden, ob Sie Cookies zulassen möchten oder nicht. Bitte beachten Sie, dass Sie möglicherweise nicht alle Funktionen der Website nutzen können, wenn Sie sie ablehnen.